Wiemy jak trudne i czasochłonne jest zorganizowanie wysokiej klasy targów i konferencji. Dlatego mamy dla Państwa specjalne rozwiązanie – system, który ułatwi i zoptymalizuje przygotowanie każdego rodzaju targów i konferencji oraz umożliwi ich prezentację również w świecie wirtualnym (Internet). Dzięki temu możemy rozszerzyć aktywność zwiedzających i wystawców na długi okres, zarówno przed rozpoczęciem, jak i po zakończeniu wydarzenia.

Główną ideą systemu ExpoSupport, czyli platformy wspierającej obsługę targów i konferencji, wyróżniającą ją spośród innych modeli organizacji targów i konferencji to stworzewnie nowej jakości relacji pomiędzy wszystkimi stronami tego procesu. System umożliwia wielostronną wymianę informacji, których pozyskanie i porównanie w tradycyjnym modelu było by niemożliwe.

Pomagamy

• w nawiązaniu i zarządzaniu kontaktami z odwiedzającymi poprzez dedykowany portal społecznościowy, co pozwala na zbudowanie trwałej społeczności skupionej wokół targów lub konferencji oraz zwiększenie jej zainteresowania oraz świadomości,
• w zarządzaniu systemem rejestracji lub sprzedażą biletów,
• w zarządzaniu warunkami współpracy z wystawcami - rezerwacją powierzchni, zamawianiem zabudowy, usług dodatkowych,
• w stworzeniu wirtualnej platformy pozwalającej na wydłużenie czasu trwania wydarzenia w świecie wirtualnym i generowanie dodatkowych przychodów.

• znaczna poprawa organizacji i wydajności pracy,
• wizerunek organizatora nowoczesnych targów lub konferencji,
• dodatkowe przychody wynikające ze sprzedaży usług, które w klasycznym modelu organizacji targów i konferencji nie są dostępne,
• skuteczne narzędzie do budowania relacji z wystawcami, prelegentami i uczestnikami wydarzenia,
• silną zachętę dla wystawców – dajecie im Państwo informację o odwiedzających oraz co najcenniejsze: możliwość pełnej identyfikacji klienta oraz nawiązanie z nim wartościowych relacji,
• zaawansowane narzędzie do monitorowania ruchu odwiedzających podczas wydarzenia,
• wyciąganie wniosków opartych na dokładnych raportach i statystykach opisujących całe wydarzenie targowe lub konferencyjne co pozwala na lepsze przygotowanie kolejnej edycji.

Opis systemu ExpoSupport

System obsługi targów i konferencji ExpoSupport jest unikalną i nowoczesna platformą wspierającą organizatora w procesach związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem imprezy targowej lub konferencji. Ilekroć piszemy o targach, możemy mieć na myśli również konferencje jako samodzielne wydarzenie lub imprezę towarzyszącą. Informatyczna platforma targowo-konferencyjna daje ogromne możliwości dla odwiedzających. Mogą oni uzyskać informacje o targach, zorganizować swój czas podczas wydarzenia oraz korzystać z wszystkich innych funkcji właściwych dla portali społecznościowych.

System obsługi targów składa się z trzech najważniejszych modułów:

I. Moduł Organizatora

Moduł organizatora oferuje wiele funkcji, które pozwalają łatwo zarządzać imprezą poprzez definiowanie/określenie wszystkich cech charakterystycznych dla tego wydarzenia. Jedną z jego możliwości jest choćby tworzenie wielu ról użytkowników z różnymi uprawnieniami, co umożliwia organizatorowi lepszą alokację obowiązków pośród swego personelu. Więcej informacjo o działaniu tego modułu przedstawią niżej wymienione funkcje:

Konfiguracja targów. Ta część modułu umożliwia definiowanie następujących parametrów:

• nazwa imprezy targowej, jej opis, charakter, konwencja graficznej (layout, logo, kolory itp.),
• godziny otwarcia targów, typy biletów wejściowych wraz z określeniem limitu wolumenu oraz harmonogram ich sprzedaży,
• ustalenie dodatkowych imprez towarzyszących targom wraz z programem, ilością miejsc i zasadami ich przydziału,
• harmonogram działań związany z wystawcami. Dodatkowo opcja przypomnienia pozwoli efektywnie zarządzać czasem, a także kontrolować terminy wpłat czy przesłania dokumentów,
• programy rabatowe oraz programy lojalnościowe wraz z zasadami ich prowadzenia,
• wygląd, rozmiar powierzchni targowej oraz ceny oferowane dla wystawców,
• szablony dokumentów i formularze wykorzystywane podczas targów (np. formularze zamówień dla wystawców),
• definicje pakietów usług dodatkowych oferowanych wystawcom (wejściówek, materiałów promocyjnych, pakietów statystycznych).
  

Definicja struktury organizacyjnej. Funkcja umożliwia organizatorowi:

• definiowanie użytkowników, ich ról w organizacji,
• nadawanie uprawnień oraz odpowiedzialności (np. osoby obsługujące wystawców, obsługa techniczna),
• określanie dostępu do bazy danych, statystyk i raportów,
• filtrowanie bazy według wybranych kryteriów,
• wybór kanału komunikacji (e-mail, ankieta, newsletter, powiadomienia).

Rejestracja prelegentów i konfiguracja relacji z wystawcami. Opcja pozwoli na wstępne wpisanie prelegenta do harmonogramu imprezy oraz zdefiniowanie uprawnień dla wystawców. 

Obsługa powierzchni targowej. Ta część modułu wspomaga proces rezerwowania i przydzielania powierzchni targowej wystawcom, oraz jej zabudowy i odbioru technicznego przez wystawców. 

Katalog Wystawców. W tej części modułu tworzony jest katalog targowy w z możliwością wykorzystania informacji do prezentacji wystawców w systemie lub do produkcji tradycyjnego katalogu wystawców.

Rozliczenia z wystawcami. Moduł ten pozwala kontrolować rozliczenia płatności prowadzone przez organizatora z wystawcami poprzez kontrolę terminów płatności czy kontrolę stanu należności. System umożliwia również wystawienie odpowiednich dokumentów finansowych, w tym faktur pro forma, zbiorowych a także dokonanie ich korekty. Ponadto ExpoSupport na bieżąco aktualizuje listę wpłat od wystawców, czy listę zakończonych transakcji finansowych.

Targowy lub konferencyjny portal społecznościowy. W tej części modułu organizator może zdefiniować strukturę portalu dla odwiedzających. Portal może składać się z wielu części, takich jak: sekcja z artykułami, informacje o wystawcach, sprzedaż biletów, harmonogram imprez, fora i grupy dyskusyjne, relacje multimedialne z targów i inne. Ponadto dzięki integracji z innymi portalami społecznościowymi uczestnicy targów są na bieżąco informowani o najnowszych wydarzeniach.
Zaawansowany panel administracyjny pozwala na dostosowanie portalu do oczekiwań odwiedzających, co skutkuje wzrostem zainteresowania danym wydarzeniem. Dodatkowym atutem portalu jest możliwość publikowania na nim reklam, co w prosty sposób może przełożyć się na wzrost przychodów po stronie organizatora. 

Rejestracja odwiedzających i sprzedaż biletów. Organizator może prowadzić rejestrację oraz sprzedaż biletów na wydarzenie, jak również na imprezy towarzyszące. Poprzez możliwość stworzenia kategorii biletów organizator może dostosować ofertę do potrzeb rożnych osób odwiedzających targi. Dzięki biletom z kodem kreskowym (lub z chipem) organizator jest w stanie poznać dokładne preferencje właściciela danego biletu, a zarejestrowane na nim zdarzenia mogą przełożyć się na kompleksową statystykę odwiedzających. Stworzenie identyfikatorów pozwala na nadanie pewnej grupie różnych statusów (np. VIP, goście honorowi, media), dzięki którym mogą przebywać w strefach niedostępnych dla innych uczestników.

Monitorowanie przebiegu imprezy. Ta część modułu umożliwia organizatorowi kontrolowanie zarówno w czasie jak i po imprezie, takich parametrów jak:

• ilość odwiedzających w podziale na kategorie,
• średni czas przebywania odwiedzających na targach,
• ilość sprzedanych biletów,
• ilość osób zgłoszonych na imprezy towarzyszące,
• miejsca i wystawcy którymi interesowali się odwiedzający itp.

Dodatkowo organizator ma możliwość tworzenia skomplikowanych raportów i statystyk podsumowujących imprezę i aktywność odwiedzających. Dane te może następnie prezentować wystawcom.

Obsługa konferencji i prelegentów. W tej części modułu organizator może zdefiniować wykładowców oraz prowadzone przez nich konferencje lub warsztaty. Dodatkowa funkcjonalność wspomaga prelegenta w przygotowaniu i poprowadzeniu wykładów oraz daje możliwość opublikowania na portalu WWW informacji o temacie wykładu, agendzie i terminie jego przeprowadzenia. Za pomocą specjalnego interaktywnego mechanizmu głosowania (np. wybór tematów dodatkowych) prelegent ma możliwość ustalenia agendy wystąpienia ze słuchaczami. Dodatkowo wykład prelegenta może odbyć się zdalnie (przy pomocy transmisji video lub zdalnej prezentacji). 

Obsługa zabudowy stoisk. Ta część modułu wspomaga organizatora w procesie zamawiania zabudowy stoisk targowych w firmach zewnętrznych oraz kontroli jej wykonania.
 

II. Moduł Wystawcy

Moduł ten wspiera komunikację pomiędzy wystawcą i organizatorem. 

Rejestracja wystawcy i jego zamówienia

• przeprowadzenie i zweryfikowanie procesu zamówienia powierzchni targowej oraz usług dodatkowych (zabudowa, media, obecność w katalogu targowym, aktywność reklamowa na targowym portalu społecznościowym),
• umożliwia prowadzenie akcji reklamowych i informacyjnych w targowym portalu społecznościowym,
• istnieje także możliwość rezerwacji miejsc w hotelu, transportu, czy miejsca parkingowego. Dokładne określenie czasu przyjazdu i wyjazdu pomoże organizatorowi dostosować zamówienie do potrzeb Klienta.

Rozliczenia z organizatorem. Wystawca ma dostęp do harmonogramu płatności, stanu prowadzonych rozliczeń oraz dostęp do dokumentów finansowych. Dzięki funkcji autosumowania widoczna jest suma wszystkich faktur.

Organizacja miejsca wystawowego. Ta część modułu wspomaga proces budowy stoiska wystawowego, a w szczególności umożliwia zamówienie mediów, wybór miejsca targowego i jego zabudowy oraz opcję zamówienia wyposażenia dodatkowego. Wystawca ma również możliwość podglądu stanu realizacji swojego zamówienia. 

Obsługa odwiedzających. Jest to najbardziej rozbudowana część Modułu Wystawcy i swoim działaniem przypomina system CRM. Za jego pośrednictwem wystawca ma dostęp do danych, informacji o osobach, które odwiedziły jego stoisko. Jednocześnie można dla każdego takiego zdarzenia wykonanać lub zaplanować czynności, takie jak umówienie spotkania, prezentacji lub pytania o ofertę. Dane te dostępne są dla wystawcy również w postaci raportu po zakończeniu imprezy. Dostęp do danych jest ograniczony do tych osób, które odwiedziły stoisko wystawcy i poddały się procesowi autoryzacji (np. został zeskanowany ich identyfikator z kodem kreskowym).
 

III. Moduł dla Odwiedzających

Moduł ten jest modułem dedykowanym dla osób odwiedzających wydarzenie i jego działanie jest oparte na zasa­dzie internetowego serwisu społecznościowego definiowanego i tworzonego przez organizatora na stronach WWW, w naszym systemie.
Dzięki modułowi odwiedzający mają możliwość:

• rejestracji lub zakupu biletów (bilety na targi, wykłady, seminaria i imprezy towarzyszące) wraz płatnościami on-line,
• dostępu do opisu imprezy targowej wraz z jej programem, godzinami otwarcia, informacją o wystawcach itp.,
• stworzenia własnego planu odwiedzin imprezy poprzez wybór interesujących wydarzeń oraz wystawców,
• umówienia się na spotkania z wybranymi wystawcami,
• zdalnego uczestnictwa w wykładach (o ile takie wykłady zostaną udostępnione przez organizatora),
• dostępu do artykułów, grup dyskusyjnych oraz relacji z targów, podstawowej statystyki, raportów.
• wypełnienia ankiet utworzonych przez organizatora,
• komentowania artykułów i udzielania się na forum dyskusyjnym.
• otrzymanie po targach spersonalizowanej informacji od wystawców

Dostęp do serwisu WWW dla odwiedzających możliwy jest po wcześniejszym zarejestrowaniu się i przejściu przez system autoryzacji.

Serwis społecznościowy jest również dostępny przy użyciu telefonów i smartfonów. Wersja serwisu przygotowana dla kanałów mobilnych nie posiada oczywiście wszystkich funkcji wymagających przesyłania dużej ilości danych, jednak pozwala odwiedzającym na dostęp m.in. do danych wystawców, harmonogramu imprezy czy też danych prywatnych zapisanych na własnym koncie (np. prywatny program zwiedzania targów).